Een bouwbedrijf in Zuid-Holland met 25+ medewerkers had een probleem dat veel bedrijven herkennen: de facturatie kostte buitensporig veel tijd. In deze case study laten we zien hoe AI-automatisering dit oploste.
De situatie
Het bedrijf voert dagelijks bouwprojecten uit. Bij elk project vullen monteurs werkbonnen in — op papier of in een simpele app. Deze werkbonnen bevatten:
- Gewerkte uren per medewerker
- Gebruikte materialen
- Bijzonderheden en meerwerk
- Handtekening van de opdrachtgever
Aan het eind van elke dag moest de administratie deze werkbonnen handmatig verwerken: gegevens overnemen, controleren, en omzetten naar facturen in het boekhoudsysteem.
De uitdaging
4 uur per dag. Dat was de tijd die een administratief medewerker dagelijks besteedde aan het verwerken van werkbonnen en het aanmaken van facturen. Bij 20 werkdagen per maand is dat 80 uur — een halve FTE alleen voor facturatie.
De problemen:
- Tijdrovend: 4 uur per dag voor repetitief tikwerk
- Foutgevoelig: overtypen leidt tot fouten in bedragen, uren en materiaalhoeveelheden
- Vertraagd: facturen gingen soms pas dagen na de werkzaamheden de deur uit
- Frustrerend: een ervaren administratief medewerker die haar talent verspilde aan dataentry
De oplossing
Wij bouwden een systeem dat het volledige facturatieproces automatiseert:
Stap 1: Digitalisering van werkbonnen
Werkbonnen worden gefotografeerd of digitaal aangeleverd. Het AI-systeem herkent automatisch de relevante gegevens: uren, materialen, projectnummer, meerwerk.
Stap 2: Geautomatiseerde data-extractie
AI analyseert elke werkbon en extraheert de gestructureerde data. Het systeem herkent handschrift, interpreteert afkortingen en koppelt gegevens aan het juiste project.
Stap 3: Factuur-generatie
Op basis van de geextraheerde data genereert het systeem automatisch concept-facturen. Deze worden klaargezet voor een snelle controle door de administratie.
Stap 4: Controle en verzending
De administratief medewerker controleert de concept-facturen (gemiddeld 2-3 minuten per factuur, in plaats van 15-20 minuten) en keurt ze goed voor verzending.
Het resultaat
Na implementatie en 30 dagen inregelen:
- Verwerkingstijd: van 4 uur naar 20 minuten per dag (95% tijdsbesparing)
- Foutpercentage: van circa 5% naar minder dan 0,5%
- Facturatiesnelheid: facturen gaan nu dezelfde dag de deur uit
- Medewerkertevredenheid: de administratief medewerker besteedt haar tijd nu aan financiele analyse en planning
In cijfers
- Dagelijkse verwerkingstijd: van 4 uur naar 20 minuten
- Fouten per maand: van circa 12 naar minder dan 2
- Gemiddelde facturatievertraging: van 3 dagen naar dezelfde dag
- Maandelijkse tijdsbesparing: 75+ uur
De investering
Het totale project — van intake tot oplevering — duurde 5 weken en kostte minder dan 8.000 euro. Met een maandelijkse besparing van meer dan 3.000 euro (75 uur x 40 euro per uur) was de investering in minder dan 3 maanden terugverdiend.
Wat de directeur zegt
"Werkbonnen werden handmatig overgetypt naar facturen. Nu scant het systeem ze automatisch. Wat eerst 4 uur per dag kostte, kost nu 20 minuten."
Wilt u vergelijkbare resultaten?
Elk bedrijf heeft processen die dagelijks tijd kosten en foutgevoelig zijn. De vraag is niet of automatisering kan, maar welk proces u als eerste aanpakt.
Doe onze gratis scan en ontdek in 5 minuten waar de grootste besparingen liggen voor uw bedrijf.