Privacy­verklaring

HoevenSolutions is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via hoevensolutions.nl en in onze dienstverlening worden verwerkt. Dat betekent dat wij bepalen waarom en hoe die gegevens worden gebruikt.

• Bedrijf: HoevenSolutions
• Contactpersoon: Joël van der Hoeven
• E-mail: joel@hoevensolutions.nl
• Telefoon / WhatsApp: +31 6 29 29 66 43
• Vestigingsadres: Kortezoom 12, 2811 DS Reeuwijk
• KvK-nummer: 94215065
• Btw-nummer: [btw-nummer nog invullen]

Wij zijn niet verplicht een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen en hebben dat ook niet gedaan. Vragen over privacy komen rechtstreeks bij Joël van der Hoeven terecht via joel@hoevensolutions.nl.

Wij verzamelen zo min mogelijk. Concreet gaat het om drie situaties, elk met een eigen grondslag uit artikel 6 AVG.

Je neemt contact met ons op

Mail je ons, stuur je een WhatsApp-bericht of benader je ons via LinkedIn, dan verwerken wij je naam, je e-mailadres of telefoonnummer, je bedrijfsnaam en de inhoud van je bericht.

Grondslag: uitvoering van of voorbereiding op een overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b), en ons gerechtvaardigd belang om op berichten te kunnen reageren en ons contact met klanten bij te houden (artikel 6 lid 1 sub f).

Je hebt een account op ons klantportaal

Voor de afgeschermde onderdelen van de site verwerken wij je e-mailadres, een versleutelde weergave van je wachtwoord en de rol die je hebt. Wij zien je wachtwoord zelf nooit; dat wordt gehasht opgeslagen door onze authenticatiedienst.

Grondslag: uitvoering van de overeenkomst met jou of je werkgever (artikel 6 lid 1 sub b).

Je bezoekt onze website

Onze hostingpartij legt technische gegevens vast die bij elk internetbezoek horen: je IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en je browsertype. Wij gebruiken die gegevens alleen om de site draaiend en veilig te houden, niet om je te volgen.

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging, beschikbaarheid en foutopsporing van de website (artikel 6 lid 1 sub f).

Wat wij niet doen: wij gebruiken geen analytics-software, geen advertentiepixels, geen trackingcookies en geen profilering. Wij kopen geen gegevens in en verkopen of verhuren je gegevens nooit aan derden.

Onze website plaatst uitsluitend functionele cookies. Die zijn nodig om je ingelogd te houden op het klantportaal en om je sessie te beveiligen. Zonder die cookies werkt inloggen niet.

Omdat wij geen tracking- of advertentiecookies gebruiken, hoeven wij daar geen toestemming voor te vragen en zie je bij ons dus geen cookiebanner. Wil je de cookies toch weg, dan kun je ze via je browserinstellingen verwijderen. Je wordt dan uitgelogd.

Wij schakelen een klein aantal leveranciers in die gegevens namens ons verwerken. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst. Zij mogen de gegevens uitsluitend gebruiken voor de dienst die zij aan ons leveren.

• Onze hostingpartij — draait de website en levert de technische logbestanden.
• Onze database- en authenticatiedienst — slaat accounts en applicatiegegevens op.
• Onze e-mailprovider — verzorgt onze zakelijke e-mail.

Benader je ons via WhatsApp of LinkedIn, dan verloopt dat bericht over het platform van die partij. Die partijen verwerken je gegevens dan ook voor hun eigen doeleinden, als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke. Daar hebben wij geen invloed op; hun eigen privacyverklaring is daarop van toepassing. Wil je dat vermijden, mail ons dan gewoon.

Verder delen wij gegevens alleen als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op vordering van een bevoegde autoriteit.

Wij kiezen bij onze leveranciers waar mogelijk voor opslag binnen de Europese Economische Ruimte. Een aantal van onze leveranciers is gevestigd in de Verenigde Staten, waardoor doorgifte buiten de EER niet altijd is uit te sluiten, bijvoorbeeld bij support.

Voor die gevallen steunen wij op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie of op een geldig adequaatheidsbesluit, aangevuld met technische maatregelen zoals versleuteling. Wil je precies weten welke leverancier waar staat, vraag het ons dan gerust.

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor wij ze hebben gekregen.

• Correspondentie zonder vervolg: tot twee jaar na het laatste contact, zodat wij de aanleiding nog kunnen terugvinden.
• Klantdossiers en accounts: gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot twee jaar daarna.
• Facturen en administratie: zeven jaar, omdat de fiscale bewaarplicht ons daartoe verplicht.
• Technische logbestanden: een beperkte periode, doorgaans niet langer dan enkele maanden.

Vraag je ons eerder om verwijdering, dan doen wij dat, behalve voor de gegevens die wij wettelijk moeten bewaren.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen. Onder meer:

• al het verkeer met de website loopt versleuteld over HTTPS, afgedwongen via HSTS;
• wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en zijn voor ons niet leesbaar;
• toegang tot afgeschermde onderdelen verloopt via rollen, zodat iemand alleen ziet wat bij zijn of haar rol hoort;
• het aantal mensen met toegang tot klantgegevens houden wij bewust klein.

Vermoed je een kwetsbaarheid of een datalek? Laat het ons direct weten via joel@hoevensolutions.nl. Wij pakken meldingen serieus op en melden een datalek waar nodig bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Je hebt op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage — opvragen welke gegevens wij van je hebben.
• Rectificatie — onjuiste gegevens laten corrigeren of aanvullen.
• Verwijdering — je gegevens laten wissen, tenzij wij ze wettelijk moeten bewaren.
• Beperking — de verwerking tijdelijk laten stilleggen.
• Bezwaar — bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid — je gegevens in een gangbaar bestandsformaat ontvangen.
• Toestemming intrekken — als een verwerking op toestemming berust, mag je die op elk moment intrekken. Dat raakt niet aan wat daarvoor al is verwerkt.

Een verzoek stuur je naar joel@hoevensolutions.nl. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij je vragen je identiteit aan te tonen.

Wij bouwen AI-systemen voor onze klanten, maar op deze website nemen wij geen geautomatiseerde besluiten over bezoekers en doen wij niet aan profilering. Er is dus geen systeem dat op basis van je gegevens zelfstandig een beslissing over je neemt.

Bouwen wij voor jouw organisatie een systeem dat wel persoonsgegevens verwerkt, dan leggen wij de afspraken daarover vast in een aparte verwerkersovereenkomst. In dat geval ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker.

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Wij lossen het liever samen op.

Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verandert onze dienstverlening of de manier waarop wij gegevens verwerken, dan passen wij deze verklaring aan. De datum bovenaan de pagina laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.

Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij bestaande klanten daar actief over. Kijk voor de voorwaarden rond onze dienstverlening bij onze algemene voorwaarden.